Barca, ali kakšen predpis določa, da mora imeti ne izvod plačilne liste za vsakega delavca delodajalec natisnjenega in koliko časa ga mora hraniti?
Problem imam namreč s hrambo, ker gre za osebne podatke in se teh plačilnih list zelo hitro nabere za par fasciklov, v arhivu, do katerega imajo dostop tudi drugi delavci, pa jih ne morem hraniti, saj bi jih dejansko postavila na ogled vsem.

23.26. Letni računovodski izkazi in končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste
za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev, se hranijo trajno, pomožni
obračuni pa dve leti.
Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.

http://www.eracunovodstvo.org/blog/racunovodstvo/hramba-poslovne-dokumentacije/
http://www.racunovodstvo-vezensek.si/index.php/hramba-dokumentov-v-podjetju

Žal boste morali najti neko primerno rešitev, kam shranjevati

trajno je možno hraniti tudi plačilne liste v digitalni obliki – nikjer ne piše, da jih je treba natisniti. konec koncev plačilnih list ni več potrebno sprintat in dat delavcu v roke, lahko mu jih dostavite tudi na mail.

razmislite o elektronskem arhivu. seveda mora biti zadeva varna in zanesljiva.

Plačilne liste hranimo v digitalni obliki, in to za več kot 10 let nazaj v aplikaciji, ki obračunava plače. Finta je v tem, da sem šele pred kratkim prevzela plače in mi naš računalničar trdi, da je treba plačilne liste obvezno hranit v tiskani obliki.

Vem, da ni potrebno plačilne liste fizično vročat delavcu. Sama sem predlagala elektronsko vročanje plačilnih list, vendar pa je naš računalničar takoj začel komplicirati, da je tu potrebno poskrbeti za varstvo osebnih podatkov in da je to zeloooo drago. Podala sem že veliko predlogov glede marsičesa, predvsem iz razloga, da se razbremenim nepotrebnega administrativnega dela, vendar pa ne naletim na posluh ne pri šefu, ne pri vodji informatike. Dejstvo je, da imamo v vodstvu ljudi, ki jim dol visi za predloge, še manj so zainteresirani, da bi človeku, ki mora zaradi zastarelih metod dela delati nadure, le-te plačali. Skratka – ne eno in ne drugo.

135. člen ZDR-1
(kraj in način izplačila plače)
(1) Plača, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki delavca se izplačujejo v skladu z zakonom preko bančnega računa delavca. S kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti se lahko določi drugačen način izplačevanja povračil stroškov v zvezi z delom in drugih prejemkov delavca. Plača mora biti delavcu na razpolago na določen plačilni dan.
(2) Delodajalec je dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, do katerih je delavec upravičen na podlagi zakona, kolektivne pogodbe, splošnega akta delodajalca ali pogodbe o zaposlitvi, obračun in plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Iz pisnega obračuna morajo biti razvidni tudi podatki o delavcu in delodajalcu.
(3) Pisni obračun iz prejšnjega odstavka je verodostojna listina, na podlagi katere lahko delavec predlaga sodno izvršbo.
(4) Delodajalec je dolžan najkasneje do 31. januarja delavcu izdati pisni obračun plač in nadomestil plač za preteklo koledarsko leto, iz katerega sta razvidna tudi obračun in plačilo davkov in prispevkov.
(5) Stroški v zvezi z izplačevanjem plače bremenijo delodajalca.

In mnenje informacijske pooblaščenke glede elektronskega pošiljanja plačilnih list https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/odlocbe-in-mnenja-varstvo-osebnih-podatkov/?tx_jzvopdecisions_pi1{04cafd300e351bb1d9a83f892db1e3554c9d84ea116c03e72cda9c700c854465}5BshowUid{04cafd300e351bb1d9a83f892db1e3554c9d84ea116c03e72cda9c700c854465}5D=1901&cHash=c0891b1a2b31c5cb6a8b23c288547708

Če mu jo pošljem po elektronski poti in si jo sam natisne gre za pisni obračun-Zato sem mnenja, da se tudi na ta način zadosti zakonski zahtevi, da se delavcu izda pisni obračun plače.

Kot npr. PDF prilogo elektronske pošte se ne sme pošiljat, preberi mnenje IP..