Prosim, če ima kdo od tukaj kakšno izkušnjo z arhiviranjem dokumentacije, če mi lahko malček pomaga.

Zanima me namreč glede zapisnika, ki ga je ob uničenju dokumentacije potrebno pripraviti, če moram, naprimer pri izdanih računih, na zapisnik napisati le od katere do katere številke izdanih računov za konkretno leto, bom dala v uničenje ali pa moram navesti podatke za vsak račun.
Torej ali samo napišem : izdani računi za leto 1995 od številke 1 do 268
Ali napišem : Izdani računi za l. 1995: rač.št. 1, Kupec xy, znesek 200,00 EUR
rač.št. 2, kupec AB, znesek 25,00 EUR, … in tako dalje

Prosim, za nasvet, ker res ne vem točno, kako bo prav- mi pa ta druga varianta ni ničkaj všeč, ker bi mi vzelo ogromno časa…

Hvala za vse vaše nasvete.

Načeloma zapisnik niti ni potreben, lahko pa napišeš, da so bili uničeni vsi računi za leto 1995.

Nisem računovodkinja, vem pa kako imamo arhvirano:)
Zapisnik je narejen že zaradi tega, da imaš dokument podpisan od direktorja in je zagotovljena sledljivost dokumentacije.
V zapisniku piše v stilu “Uniči se sledeča dokumentacija iz leta 1995: – izhodni računi številka od -do, – vhodni računi od do, bančni izpiski od do, …, priloga zapisnika: izpis faktur”
Vsak računovodski program ti naredi xlxs izvoz vhodnih in izhodnih faktur z vsemi polji, si ga shraniš na mreži, če ni prevelik pa ga še sprintaš in priložiš zapisniku.
Na koncu zapisnika je še polje, kjer ti firma, ki uniči dokumente potrdi uničenje.